一、办理招标委托
在改革开放条件下的中国，招标委托工作也随着国家体制、国家产业政策、国家进出口政策的变化而变化的，在1992年以前的审查招标时，用户要向招标机构提供的组织贷款招标、选点招标等诸多方面，看发展趋势，随着市场经济的不断完善，招标的范围也会相应得到拓展扩大。
二、编制标书
(一)标书
标书是一份招标文件，是招标采购货物是一个对货物性能要求、技术要求、服务要求、周期要求、商务要求等汇总全就要求的基础性文件，它是一份具有法律效力的文件，是招标制中的一个核心部分，应该得到广泛的注意和研究，特别要注意其通用部分和特定部分接合问题。
1、人们平常说，招标是一种预约采购，标书就是把采购的各种要求、全部的条件，以约定的形式在标书中确定，所以从数学上讲，标书就是采购方对拟采购设备要求的汇集。是预约，就要双方都要遵守，双方都要承担义务。很难设想，预约会是单向阀门，只要供货方承担责任，不要采购方承担责任。这是专职招标机构必须存在的理由，换句话说，招标工作只要贯彻“公开、公平、公正”的原则，就必须要成立面向社会的专职招标机构。试想，标书自己编，评标自己评又要其执行公开、公平、公正的原则，在中国当前的条件下，是难以实现的。
2、为了编好标书，首先要弄清采购设备的构成情况。比如招标采购机床，则就要弄清是数控机床还是普通机床，如果采购的是数控机床，那么就要确定是具有某种自适应能力的柔性加工系统中的数控机床，还是作为一般加工设备的数控机床。
3、接着可能要弄准，设备加工精度的要求，当然，这种精度不光指灵敏度，主要是讲它的重复精度，当精度要求达到一定水准时，比如达到微米或十分之几微米时，则要求恒温，以及温度受控的变化范围等。接着就可能涉及使用什么样加工软件，有没有后置处理程序，否则一些工艺条件，比如冷却液、润滑剂、退刀、进刀等具体工艺问题，就不好处理。
4、此外还要涉及采购的数量，是单台还是多台，对该设备的材质的要求如何。再则，设备安装、调试、培训、保养、消耗件、易损件，及一般零配件的要求、设备制造标准、检验标准的要求。该设备有没有专利保护，专有技术方面的问题，这里仅就数控机床的采购要求作了一个简单剖析，每一行业都有其特定的要求，比如化工设备，可能要多考虑防火、防爆、防静电、防腐蚀等方面的要求;总之考虑要尽量地细致、全面，执行起来就越顺当。机电设备门类繁多，只有多积累，多调查，多思索，才能深入出，编出一份好标书。
(二)标书的特点
1、详：叫做百密不漏。就是在编标书时应该考虑的都要考虑到，即使当时不能确定具体要求，也应把考虑了的要求提出来。想到了，但不能确定的也应该把想到了的提出来，让投标者根据自己的经验来建议。有时一个细微疏漏，也可能造成被动，比如只注意设备的技术性能而忽略其整体几何尺寸，最后设备可能进不了厂房的门，进了门可能又没有适合的面积来安装调试。
考虑报价要求时可能对设备报价都提出了要求，偏偏把分项报价忽略了，这都会对实际工作带来困难。
2、准：就是标书对各项采购要求，表意准确，是什么就是什么，一是一，二是二，不允许使用大概、大约等无法确定的语句，表达上的含混不清，就会造成理解上的差异。
3、简：一份标书要求简捷，就是要把多余的字，多余的句，多余的话删掉，不要委婉描述，不要字句堆砌，以最简单的话，把采购的目的、采购要求、采购进度、采购的服务等说得简单、明了。特别要防止重复，不要在某一部分说清楚了的事，又在另外章节中复述。弄得不好，可能意义不尽相同，造成自相矛盾的被支状态。
三、招标文件的制作
招标文件制作方式可以用一句话来概括：“分工制作，一家总成。”
1、分工制作，是指对招标文件的名部分，大家分工合作，发扬各自特长来制作，业主、设计单位对设备的技术要求，即对标书的技术部分负责，对外窗口，则负责商务条款的制定，通用部分及总成任务由招标机构负责。
2、在一般条件下，标书，可以粗略地分为三个部分，第一部分，是通用部分，内容包括投标邀请与投标须知;第二部分，标书的技术部分;第三部分是商务合同。第一部分，通常由招标机构负责编制，第二部分由业主(包括设计单位)同招标机构进行编制。第三部分由项目的对外窗口，即进出口外贸公司负责。
3、三部分编制结束后，由招标专职机构邀请各方面，特别是技术方面的专家对标书进行审查，这期间不但要对标书的技术部分，而且对商务、法律上的问题进行核定，把不正确、不准确的地方一一列出，予以改正。
4、再把须增加的部分列出，予以完善，因为一般条件审定时，业主的技术负责也在场。可以当场敲定，而且还要对英文的表述是否正确、准确进行敲定，这种审定程序十分重要，对一些重大项目的招标必须坚持审定标书的制度，没有这一条，标书的质量难以保证，整个招标赖以为基准的标书上产生问题，招标工作不可能取得令人满意的结果。
5、三部分内容确定后，由招标机构负责总成。总成时要注意纸张质量、复印质量、装订质量(页码顺序)和加工成本。 那么标书的三大部分，特别是技术标书究竟包含了那些具体内容，这里作一简要的介绍：
(一)投标邀请
这是标书目录后，首先见到的文字，这是一份通知的短函，内容为：有什么样的单位，对什么项目，对某某种、某某类设备，进行某种方式的国际(或国内)招标，欢迎有制造能力，有供货能力的厂商参加投标竞争，并标明招标机构联系人的姓名、工作地址、联系电话，说明投标人如何与其联系。
还需指明，投标人如果参加竞争，投标人应将密封的投标文件于某月某日某时前，投递到某地。还应告诉受邀人，于何时、何地开标。亦可另行通知。
(二)投标人须知
1、投标人应按所投设备金额的2%，提交保证金，这叫投标保函，可以是支票、现金，但常见的是由银行，主要是中国银行出具的保函。
2、投标书组成要求，要求投送五套投标书，一份正本，四份副本。
3、投标文件做成后以密封形式，交送到什么地方去。
4、投标人购得标书后，在制作标书过程中发生疑问，与何人联系、联系人姓名、单位、工作地址与电话。
5、投标人送达投标文件，有效期通常为120天。
6、开标时间与地点(亦可另行通知)
7、采购货物一览表格形式给出，内容包括：序号、货物名称、数量、主要技术规格、交货期、交货地点。
(三)澄清
对于招标文件的澄清，要求投标人在截止投标期前15天，以正式书面形式向招标机构提出，招标机构将及时地给予书面答复(有些内容，确在必要，招标机构还应以书面形式通知标书的购买者，以免由于对标书理解上的差异，而引起投标结果的改变，否则会令人感到不公引起纠纷)。
四、投标文件编写要求
1、语言约定，国际招标时，外国投标者的投标文件，应以英文书写，国内投标者，应以中文书写。
2、投标文件的组成，投标人准备的投标文件的主要内容应有：
(1)开标一览表
(2)投标函
(3)投标报价单
(4)规格、性能及技术参数偏差表
(5)投标人推荐的选件清单
(6)投标资格证明文件
(7)投标保证书
(8)投标文件资料清单
(9)投标货物符合文件规定的证明文件
3、投标报价要求投标人在投标报价单上写明拟提供货物的单价总价，如单价与总价不符，以单价为准。招标机构不接受任何有选择的报价，每一种货物只能有一个报价。
4、投标人资格证明。投标人须提供资料证明其具有投标资格，及履行合同的能力。投标人资格证明，是投标文件必要组成部分。
5、投标保证金。
投标人须提交投标总价2%的投标保证金，投标保证金用于保护本次招标免遭投标人的行为引起的风险。保证金以下述几种方法之一给出：
(1)银行保函
由外国银行开具(须经中国银行校核其签章)，且以招标文件中附件格式提供，其有效期，应比投标文件的有效期长30天，即达到120天。也可以由中国银行或中国其他银行开具，有效期也是120天。
(2)银行支票或汇票
不交投标保证金的投标将被拒绝。招标机构向落标的投标者发出“落标通知书”并退还其投标保证金。 中标方投标保证金，在中标人签订中标货物商务合同并交纳履约保证金和中标服务费后，予以退还。
若投标人在投标有效期内，撤回投标;或不能按要求的时间、地点与采购方签订合同，不能提供履约保证金，不能提供支付中标服务费承诺的，均可能没收其投标保证金。
6、投标文件的有效期。
从开标之日起，有效期为90天。在特殊条件下，投标机构可于投标有效期之前，要求投标人同意延长有效期(以书面形式)，投标人可以拒绝上述要求而不会没收投标保证金，但若同意延期，则既不能要求也不允许修改投文件，相应地，其投标保证金的有效期，也应延长。上述有关退还和没收保证金的规定，在投标延长期内，继续有效，继续执行。
7、投标文件的签署及规定：投标文件由一份正本四份副本组成，应标明“正本”“副本”字样。若有差异，以正本为准。
投标文件要打印，且要由法人代表，或经正式授权的投标人代表签字。除投标人确认的，对标书的错处进行必要修改外，这种修改，要由投标人在修改处签字确认外，投标文件不允许有加行、涂抹、删节、改写。投标人以电话、电报、电传方式的投标，概不接受。
8、质量保证：
(1)卖方应保证提供的货物是全新的未曾使用的，采用的最佳材料和一流工艺制造的
(2)符合合同规定的质量规格和性能要求的
(3)卖方应保证货物经过正确安装，正常操作和保养，在货物寿命期内运转良好
(4)在有故障的条件下，卖方在30天内，除招标文件另有规定者外，免费修理或更换有缺陷的零件、部件、甚至整机
9、索赔。当卖方供货与合同规定不符时，买方应于质量保证期内，于检验、安装、调试、验收、测试、试运行期内，提出索赔，主要的解决办法有：
(1)卖方同意买方拒收货物，退还买方拒收货物的金额，且以合同规定的货币返还卖方承担这期间发生一切费用和损失，包括利息、运输、保险、仓储、保管、装御及其他的有费用。
(2)根据货物低劣程度和受损程度，经协商，双方同意降低货物的价格。
(3)更换有缺陷的零件、部件或整机，或修理有缺陷的部分，使之达到合同条款的质量、规格和性能要求，卖方承担一切费用与风险，并负担买方遭受的一切直接损失。同时，卖方应相应延长更换货物的质量保证期。
(4)若买方提出索赔要求30日后，卖方未予答复，则视该索赔要求已为卖方所接受。若卖方未能在30日内或经买方同意延长的一定时间内，按买方同意的上述一种方法处理索赔事宜，买方则在付款尾数，或卖方的履约保证金中扣回索赔金额。
10、税费
(1)根据中国政府的现行税法，向买方征收的与有关执行本合同的一切税费，由买方负责支付。
(2)根据中国政府的现行税法，向卖方征收的与执行本合同的一切税费，由卖方负责支付。
(3)发生中国境外的，与履行本合同有关的一切税费，由卖方负责。
11、仲裁：在执行合同过程中，发生与合同有关的争端时，双方首先应通过友好协商，达成双方都能接受的解决办法。在60天内，虽经协商不能达成协议，应提交仲裁。
(1)在国际招标时，除国外投标商在投标文件中提出了其他仲裁方式，且已为买方仲裁委员会(CLETAC)根据其仲裁程序或规则予以仲裁。仲裁的正式语言是英语。 国内贸易争端由国家工商行政管理局及其所属系统根据其仲裁程序和规则进行。
(2)仲裁裁决为最终裁定，对双方均有约束力。
(3)除另有规定外，由败诉方负担仲裁费用。
(4)除有仲裁争端部分外，合同的其他部分，应不受仲裁影响，继续按合同规定执行。
五、招标信息及标书的传递
1、发布项目的招标信息，登载招标公告，或者发布招标预告。作为国际公开招标，招标公告必须选择一份对国外发行的媒体上公布。一般是在《人民日报》海外版上发布。
1.1 时间拟选在标书制作完成之前，7~10天左右，要这么做的原因是让世界各国有制造这些设备能力的制造商或供货商，能及时地通过媒介而掌握招标采购项目的信息，及决定自己单位参不参加这次竞争，则时间上也来得及购买标书，如自己公司在北京或在中国有代理机构，可通过他们来购买标书，如没有代理机构，亦可委托某办事处、代理处为其代购，再不行，亦可通过邮件、函购。
1.2 招标机构这么做的目的有二条：首先希望世界各国的制造商代理商能来参加竞争，满足业主能买进价廉物美的货物的初衷，其次也表现中国政府参加世贸组织的决心，中国坚持开放政策的决心，使政策的透明度得以体现，使中国在贸易往来中坚持“非歧视性”原则得以体现，小小一个公告，其涵义非同一般。
2、发出邀请函，这是公告的一个重要补充，因为一种信息载体的发行范围总是有限的，由于资金上的限制，我们也不可能天天登同一公告，如有些著名的、信誉又好的制造商、代理商没有看到公告，就可能出现错过机会的问题，招标机构根据业务经验积累和掌握的一些情况，可以对著名的制造商、代理商发出专门邀请，促进其参加投标。比如要采购压缩机，则英格索兰、AC、新庇隆、石川岛、三菱等公司应该通知，如DCS系统(计算机集中控制系统)则应通知抗尼维尼、横田等约十个左右的单位，这样工作量不大，使对方看到你重视他、尊重他，故而参加竞争积极性也高，这是必须坚持的方法。
在我国，由中国机电设备招标中心创办“中国招标”刊物，这是我国惟一以发布招标标讯为主要内容的专业周刊。中国机电设备招标系统范围内30多个招标机构的招标信息、公告、预告、消息都集中在这一刊物上发布，同时还发布世界银行贷款项目信息，所以《中国招标》的服务范围很广。
3、标书价格的确定。这是一个很具体很现实的问题，现在一般定价，没有具体规定，随意性很大。正确地考虑这个问题时，是否可考虑非赢利原则和设备的价格和出售的份数，统筹考虑。坚持标书售出的收入扣除制作成本略有盈余的作法。若一台100万美元的设备，其标书售价应在30~80美元之间考虑。
4、发售标书的注意事项。发售标书是一个很细致的工作，因为这期间招标机构将给予各代理商，制造商广泛接触的时间，对形成招标机构的形象相当重要。
首先一条，只要开始发售标书，除节假日，双休日，在工作时间内，都要有专人负责值班，为了防止发售标书过程中可能发生的混乱，总是要按先后顺序让购买者登记，有人为了掌握自己究竟有哪些竞争者，头几天不来买标书，等到卖得差不多了，他才来买，一登记，前面购买者的情况，一览无遗，使先购者遭损，为了防止这种现象，也为了防止这种现象引发的“串标”现象，应该设计一种登记卡，每一标书购买者填写一张，登记完，即取出，单另成册，这对购标书者，即潜在投标者不公布，这样做，就有效地防止了“串标”，哄抬标价的现象，保证了招标工作公平有序地进行。
5、标书售出后澄清。标书售出后，潜在投标者将研究和消化、理解标书，当有疑问时，必然要向联系人询问，以求获得澄清。
每次询问，均应有记录，能当时解答的，就及时解答，不能及时答复，以后也要答复，凡属重要一点的询问，应该正式地以书面形式答复，这种答复应被视为招标文件的一个组成部分，而且这一书面答复，亦应寄给所有标书的购买者，以防止对标书产生理解上的差异。
6、发售标书，前面已经讲过要在发售前一周到10天的时间，发布招标公告好让潜在投标者作购买不购买标书、委托谁去做代理的准备时间，那么标书的发售的截止时间呢，选在什么时间适宜呢?从理论上讲，在开标前都应该允许购买标书，但实际上又不合情理，因为做标书需要一定时间，遇到这类问题怎么办，叫做具体问题，具体处理。标书发售较长时间后，有人还要购买标书，我们要问清其购买目的。
同时要说明，招标工作严格，很规范，要按标书要求提供满意的产品来投标，要投入相当大的力量，组织一定专业人员做较长时间的细致。还要申明，我们在所有投标者面前是一视同仁的，不会因为其准备时间短而有什么照顾的。如果购买者的目的，不是针对这一次招标的，只是想通过某一份具体的标书，来了解中国招标的真实的运作情况及标书的内容，以便将来投标时参考，是作为资料来处理的，这时就应该予以理解与支持，将标书售给他。
7、从发售标书到开标，这段时间，是我们留给投标者消化和制作投标文件的时间，这段时间的长短是很重要的，留的时间太短，则投标者准备时间不够，投标文件必然粗糙不细致，甚至产生遗漏，这样就增加了询标、评标的难度，有可能导致一些优质货品落标，对于采购设备的业主不利，招标的效果也不会好。反之，中间留的时间过长，延长了招标周期，也就是延长了设备采购周期，对项目按期投产不利。
总之这一问题事先要统筹考虑，我们主要根据设备的采购量和设备的复杂性来考虑的，一般讲，一个中等复杂的项目招标，投标者制作投标文件的时间为1个月，对复杂设备，或生产线性质的成套设备，应该有1.5~2月的准备时间，大型成套，复杂性很高的设备一般也不宜超过3个月。这样，从时间上说，标书编成之后从发售时计算，到招标结束，发出中标通知，签订经济合同，一般一次招标时间约为3~4个月。对比一般采购而言，在时间上，效率也是相当高的。
六、组建评标委员会
评标委员会也叫评标专家委员会。它是由招标机构，聘请各方面专家组成，独立实施评标职能的组织。它不同于利用世界银行等国际金融组织贷款项目，由行政部门组成的国家评标委员会，由行政部门一家一人组成的国家评标委员会，又行使一票否决的原则，它行使的是对项目下采购方案进行审查，这涉及多方利益，不易统一，所以一份招标文件，要经过很长时间方可报送到世行有关部门去，世行能否批准同意，那又是另一回事。
我们不同，我们是利用国内外汇招标采购，在招标工作中，组成有技术、管理、经济和法律等方面专家组成评标委员会，对投标文件按我们的评标原则评定也是保证机电设备招标“公正”“权威”的根据之所在。国务院于1985年以国发13号文批准成立的中国机电设备招标中心，之所以能本着“公开”“公平”“公正”的原则，在全国有计划有步骤地开展和推进招标工作，严格招标程序，规范招标工作，依靠专家，依靠企业，依靠社会，取得了很好的社会效益与经济效益，深得国际与国内，投标与招标双方的看重与信任，主要是通过招标评标实践，组成了一支庞大的、有权威的评标专家队伍，正是这近万名专家的努力工作，保证了招标工作的顺利与成功，这也是中国机电设备招标系统成功的奥秘所在。
现在把评标委员会职责、组成和工作方法介绍如下，有些内容是规定的，必须这么做的，机电招标系统都要执行的，有的部分，则可因项目条件、客观情况、主观原因，而相机行事的，规定的很重要，没有规定的就不一定不重要。
(一)评标委员会，也叫评标专家委员会，简称评委会
依国家规定，“招标机构负责评标委员会的组建工作”。“评委会由招标机构的代表和技术、经济、法律等方面的专家组成，需方全权代表也可参加评委会”，“评委会的组成人数应不少于5人”，“其成员须经需方认可”。“评委会负责评标工作，并对评情况严格保密。”“评委会应当全面充分地审阅研究投标文件。”“认真听取需方和投标方的意见，并有权要求投标方代表对投标文件不明确的地方进行解释。”
评委会综合比较各投标设备性能、质量、价格、交货期和投标方的资信情况等因素，依据公正、科学、严谨的原则和招标文件的要求，进行评标，综合评价出中标方优选方案。“不能保证最低报价的投标最终中标。”这里是国家经贸委1996年11月8日，王忠禹主任签发的第一号委令，“机电设备招标投标管理办法”中关于评标委员会的有关规定。从中可以看出，评委会是我国招标评标工作行为的主体，不是别的什么组织，只能由“评委会”进行评标，“综合评价出中标方优选方案”。
评委会的人员随招标项目而组建，项目不同人员不同，但原则不变，形式不变。要知道评委会是由招标机构组建的，选择什么样的专家，对招标评标活动影响深远，选得好，可以事半功倍，易于做到招标机构、需方与专家的共识，达到意见的广泛一致。如选得不好，可以走过场，可以表面应付，使得大家产生隔阂，甚至使招标失败。
那么怎样组建评委员，是招标过程碰到的第一个重大问题。评标的专家应具备什么样条件呢?
首先考虑的压倒一切的条件是专家在行业技术方面的权威性。评委会拿出综合评价的优选方案时，首先要确保其技术正确性，拿不出技术正确的中标优选方案，评委会的组建就失败了。只有评委会在技术上、专业上有较高的(或很高的)水平，才能拿出有权威的中标方案。这个问题是个形象问题，对招标投标双方都具有较大的重要性。有了这个条件，才有发言权。所有具备向国外采购设备能力的大单位，其设备主管领导，设备采购人员都有多年工作经验，而且都有相当学历和专业知识，评委会没有行业技术权威，连他们也不好说服，所以评委会在专业上有否建树，是我们选择评委会专家最重要的一个条件。
第二是评委会的代表性，当然这是在第一个条件基础上考虑的代表性，凡属重要一点的项目，应有项目设计单位的代表参加，根据我们具体工作的体会，只有设计部门的主设计人，充当评委会询标工作的主询标人是最合适的。
A、首先项目是他们设计的;项目的成败荣辱，项目建成后，技术水平的高低，项目单位与设计单位是联系在一起的，保证项目的顺利投产达产，保证项目的高科技含量，保证项目的投入产出比很高，经济与社会效益均好，是设计者追求的目的，也是他们向国家、社会和设计项目承担的责任，在这一点上与招标的目的是一致的，这也就是我们为什么坚持评委会里要设计部门代表，而且在询标期间充当询标人的主要原因。事情总是一分为二的，设计部门在长期工作中，与国内外一些供货单位关系密切，选配设备时往往有倾向性，这是要引起注意的。
B、委会邀请一些管理部门的代表参加，一是使他们通过亲身实践了解招标的运作过程，体会招标特点，体会招标的竞争性和科学性，从而理解公开、公平、公正的评标原则，招标工作是利国利民的大好事，可以在今后他们进行管理工作时可以更好地推动招标事业的发展，另一方面也可以对引进设备，对国外制造商进一步了解和掌握，使行业管理与国家产业政策执行能协调运作，从而提高行业管理水平。
第三条，所有投标文件，按我们规定，都是用英语书写，因此选择评标专家的另一基本条件是要具备较高的外语水平。当然还有其他一些条件，比如对国内外贸易实际的了解与信息的准确及设备实践的使用经验等也很重要，但主要的是前面的三条。
(二)评委会的职责
1、主要的几个评委，在编制标书时即已投入工作了，当时主要是审定标书，特别是其技术部分，看它是否按照编制标书的要求工作时，有否错误，有否遗漏，看其技术上的正确性与完整性，审定标书是保证标书质量，保证招标成功的重要一环，只有经过审定了的，无差错的标书才能发售，不经审定，仓促、应付、贸然决定，发售标书，是对招标工作不负责的行为，许多麻烦可能由此而不断产生。
2、审阅投标文件，凭藉专家多年专业知识判断各投标文件对招标文件的响应程度和偏离程度，并确定各份投标文件的需要澄清的问题，是评委会的第二项主要工作。依据评委会集体意见，制定询标方案，并且进行适当分工，积压自承担询标任务。
3、进行评标，评标工作是招标工作整个过程中最敏感，最神秘，最关键的环节，也是衡量评委会水平的标志，要求评委会不但要对全部投标文件进行综合评价，即评价其投标产品技术上提出的优劣，还要从价格、维护、操作、寿命、培训、服务、零配件供应、资信、业绩等诸多方面进行综合平衡。给予分析后的舍取意见，从众多投标者中评出前第1，第2名(有时也有第3名)的优选意见，按1号令的说法，叫做“综合优选方案”。
(三)在评标过程中，招标专职机构的工作要注意的问题
1、首先要保证评委会工作不受干扰。评委会负责评标工作是国家授予的权力。大家知道当前市场经济建立不久，又不完善，法制不健全，从业人员经验不足，有权的用权，有钱的用钱，有人的用人，总之，不正之风猖獗，为了保证招标工作的公正性，就要敢于坚持原则，敢于按国际惯例办事，排除一切干扰，这是评委会正常工作的最基本的条件。在实际工作时，一般要选择一个能实行半封闭状态的环境，让专家安心工作，既能使招标工作运行自如，又能严格保密，不允许任何人，在此期间与投标人私下接触，保证“公开、公平、公正”的原则的贯彻执行。
2、对全体参与招标工作的人员的纪律要求，一视同仁，按评标期间的纪律规定办事。强调内外有别，强调工作的重要性，为国家服务，对项目负责。这种约法也好，纪律要求也好，主要强调，坚持两个字“保密”，招标不保密，就不要招标，这是命根子，不能不坚持。
3、在工作中做好计划性，做好为专家服务工作，保证专家生活上的需要。招标机构不但要做好预备会的准备，做好评委分工，做好标书保管，做好标书在专家手中的运作安排，总之，加强组织能力，使评标工作像一架调好的机器一样，能准确、协调、有节奏地运转。
七、接受标书工作
投标截止时间一般都规定在开标前1~2小时，所以在开标前接受标书问题，应特别引起注意。因为，截止标书以前一段时间工作复杂，容易出差错。
1、般作法为，首先根据招标文件的数量，决定接标工作分一个组(2~3人)还是分两个组好(4~6人)，再加上个管财务工作人员，接受保函。一个组由1~2名招标机构的人，一名公证组成。
2、确定接受标书的地方，这地方既要便利工作，有路标，使投标者能找到投标地点，还要有把接受的标书有序安放的地方。当投标者投递标书时，招标机构把事先印好的接受标书的登记表，内容应该有投标单位，投标时间，标书数量，标书所投设备的分包数，投递者的姓名，联系地址与联系电话。
3、查验，投标文件是密封而完整的，然后双方在登记表上签字，登记表一式两份，招标机构的代表、投标方代表、公证员分别签字，招投标方各执一份。
4、标前，还是将全部投标资料按顺序移到会场，这中间一份也不能乱，也不能少，如少了一份，可就出大麻烦了开标了发现投标文件少了，找不到了，丢面子事小，外国人就会说，中国招标会搞鬼的。小事考虑不周，也会使国家形象受到损坏。 接受标书时，专人保管投标保函，一般由财务部门派人管理保函，没有保函的投标是无效的。
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