【合同管理】变更黑洞，如此一堵了之
时间：2015-02-06 14:53:14
来源：明源地产研究院
企业可以通过构建统一标准的变更管控体系、设置科学合理的变更办理流程及借助变更预警机制，实现对变更的事前预防、事中控制、事后分析与改善的全过程精细化管控，使合同之外的成本可知、可控。
先来看一个案例：P企业项目竣工结算时，发现多份合同的结算金额是签约金额的好几倍，造成项目实际成本超目标成本180%，产品单方造价比周边相同类型的楼盘销售均价还高。
无独有偶，L企业异地项目在合同变更业务上对集团的瞒报变更高达7200万元，这些未确认变更对企业运营造成了极大的负面影响。
通过调研多家地产企业，我们发现，地产企业在合同变更环节存在三种常见问题。具体如图所示。
合同变更管理常见的三种问题
变更管理作为动态成本月度回顾的重要内容，可以保障动态成本的真实，及时地反映对利润的影响。在过程中应减少变更发生的随意性，做到权责清晰，当变更发生时，需要及时总结原因，避免重复发生。
下面我们以L企变更管理的五个维度为例，进行详细介绍。
L企作为行业的标杆，对变更的管理具有独到之处：主要通过五个维度进行变更管理，并依托成本管理系统，保障了对变更的有效管控。
L企变更管理的五个维度
一、界定变更权责，明确管理职责归属
L企业明确界定了与变更、签证管理最密切相关的三个业务部门的管理职责。具体如下图所示。
变更管理中业务部门的职责分工
从上图可以看出，研发部主要负责设计变更，工程部主要负责现场签证，造价采购部主要负责变更和签证的估价及其对成本的影响，三个业务部门的职责分工非常明确。
二、梳理变更原因，确保改进有章可循
为了加强对合同变更的规范管理，为后续的改进提供参考，L企业对常见的变更原因进行了梳理与分类。具体如下图所示。
变更原因分类
由上图可以看到，L企业不仅对每类变更产生的原因进行了分析，还进一步分析了各类变更是否会带来返工，以及对成本带来的影响。
在执行过程中，L企重点对优化设计进行了严控，避免变更原因被模糊化而影响决策及后续总结改进。对于管理不到位引起的变更，则作为后续重点改进的真实、原始参考素材，以不断优化和提升管理水平。
三、推行三大原则，保障变更整体受控
为了保障变更及时得到处理和结算，L企业确定了变更结算的三大原则。
变更管理三大原则
通过上述三原则，可以确保变更信息获取的及时性及真实性，保障了对变更的可知，并要求对于每一单的变更都要在估价之后才能执行，每月定期清理，严禁事后补办，有力加强了对变更的现场管控。
四、强化三大举措，化解合同变更难题
看到这里，相信有些地产企业会非常疑惑，自己的企业也是这样管控，为何执行不下去呢？这些企业在执行过程中往往会存在以下3大难点：
1.乙方不配合甲方的管理制度；
2.内外部人员对管理要求理解不到位；
3.缺失及时有效的变更分析；
如何破解合同执行中的这3大难题？下面我们以L企业应对合同变更管理的实践为例来作详细介绍。
案例：三大举措应对合同变更管理难题
L企业早期合同变更管理一直是老大难问题，为解决这一管理难题，L企业在分析合同变更原因的基础上，梳理、优化了和变更签证相关的业务流程，制定了变更管理的管控制度并提出了针对性的应对措施（具体如下表所示）。经过一段时间的推行，L企业基本上解决了合同变更的难题。
L企变更管理三大难点的应对措施
1.应对措施一：在合同中约定变更处理条款
（1）难点：乙方不配合
（2）措施：在合同中加入和变更签证执行相关的约定条款（如下图所示）。
合同变更签证执行条款补充协议
L企业在合同模板的梳理中，加入了与变更签证执行条款相关的补充协议，明确双方的权利和义务，大大加强了乙方对合同变更执行的配合力度。
2.应对措施二：在审批表单列出管控要求
（1）难点：内外部人员对管理要求理解不到位
（2）措施：在合同变更的审批表单中，明确各岗位的具体管控要求。具体如图所示。
合同变更审批表单（经济签证单）
L企业在合同变更的审批表单中，针对每个具体的审批岗位，列出明确的审批说明，加强了业务部门对管理要求的理解。
3.应对措施三：明确原因，定期统计分析
（1）难点：缺失及时有效的变更分析
（2）措施：在合同变更的审批表单中，需要明确导致变更的原因，并定期进行统计分析，实现管理提升。具体如下图所示。
变更签证表单
在变更签证的表单中，需要对引起变更的具体原因进行归类，并定期进行统计和分析，在后续的工作过程中进行改进。
五、加强台帐管理，实现变更可知可控
为了保障建立完整的变更管理台帐，L企集团要求各公司造价采购部进行如下2个操作：
1.每月进行成本回顾的规定动作
（1）核对当月台账：变更、洽商、签证台账，保证造价采购部、工程部、施工单位三方资料的完整统一。
（2）对上月台账完成金额预估：预估金额同时反映到当月成本系统的项目动态成本回顾中。
2.每月3日前在系统上集中公告
（1）使用《成本系统变更签证管理模块》，系统可自动生成台帐，每月3日由系统自动推送PMO成员。
（2）集团运营中心定期公告各地区公司变更、洽商、签证台帐并进行点评。L企变更管理台帐如下表所示。
L企业的变更管理台帐
L企业作为行业的标杆，在变更管理措施的细节可圈可点：定位务实，各业务部门管理职责清晰，对变更的分类及原因定义准确，通过流程、表单与系统控制保障变更管理的落地，最终通过回顾机制确保其及时、完整。
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