房企不会开会等于自杀，该死！
时间：2015-02-12 09:57:13
来源：明源地产研究院
作者：艾振强
全球每天要举行数百万次会议，一个公司每年大大小小数不清的会议，如果会议缺乏成效，那就是在浪费公司的资源和大家的生命。一家公司会不会开会，决定它的竞争力。因为市场的景气度公司难以决定，而开会的效率却是可以控制的，从这个意义上来说，一个连会都开不好的公司，在市场部景气的时候不是会不会死，而是该死！
迈克尔▪多伊尔在其畅销书中称，“你所在的组织越是成功，你用于开会的时间就越多。如果你是一个中层管理者，每周可能有大约35%的工作时间用于开会，而如果是高层管理者则可能超过50%。”
当然，时过境迁，当前组织的构架，以及沟通交流的渠道和方式都发生了巨大的改变，管理者不再需要花如此多的时间开会。但是，开会依然是管理者的一项十分重要的工作。全球每天要举行数百万次会议，一个公司每年大大小小数不清的会议，如果会议缺乏成效，那就是在浪费公司的资源（如图1，如果是大型会议，成本还包括会议设施租用费+会议场地租赁费+交通费用+食宿费用+会议资料准备费效率损失的费用）和大家的生命。一家公司会不会开会，决定它的竞争力。因为市场的景气度公司难以决定，而开会的效率却是可以控制的，从这个意义上来说，一个连会都开不好的公司，在市场部景气的时候不是会不会死，而是该死！
图1 会议的成本和回报
综合而言，会议效率不高主要有7大原因（如图2），通过有效的管理和规范，可以极大地提高会议的效率。下面，明源君来告诉你如何一一击破，有效提高开会效率。
图2 会议效率不高的7大原因
一、合理安排时间：在恰当的时间做恰当的事
会议安排的时间有两个维度，一个是在一个区间段内的会议安排，即会议的频率；其次是特定一个会议的时间安排，即时间节点。
1、会议频率：按会议不同而定，但均不能过于频繁
（1）固定的部门会议。建议至少每个月一次，但是不能多于每周一次，否则容易让员工形成拖沓的不良习惯。
（2）全体会议。至少每两个月一次，但是不能多于一个月一次，因为全体大会过多将给公司造成沉重的负担。
（3）处理突发事件的会议。处于转型期的房企突发事件可能会比较多，突发事件的会议可随时召开，但是也不能过于频繁，否则会让员工感觉日日有危机，使工作陷入无序的状态。当然，现在的通讯和交流方式发生了重大变化，开会不一定要面对面坐在一起，也可以利用电话或者虚拟视频，甚至可以直接用微信进行。
（4）一对一会议。可按需要天天召开，但是会议不能过长。现代脑科学研究表明，40分钟是脑力激荡的上限。超过这个时间人的思维能力是在减弱的。
2、时间节点：上午10点以后，下午2点左右最适宜
上午员工刚到公司的1个小时左右，是开始准备工作的时候，思路还比较混乱，需要一段时间才能进入最佳的工作状态。除非有较为紧急的事务，否则这一时间段举行会议，试图让员工回应提议或进行业务分析，效果不会太理想。度过这个时间段，在10点左右以后，12点以前，员工进入了较佳的工作状态，这个时候较为适宜一对一和业务会议。此外，根据心理学的研究表明，下午3点左右，是人体大脑较为活跃的时间节点，这个时候适宜调动员工头脑风暴，想出新方法、新创意。
二、选择合适地点：避免在会议过程中受干扰
会议地点不能选在嘈杂的地方，这样很容易让与会人员分散精力。也不适宜选在与会议无关人员可以轻易打扰的地方，比如主持会议的管理者的会议室。而是需要尽量选在一个封闭的会议室内，最好围着圆桌进行。
三、选择参会人员：无关的人过多，只会适得其反
对于房企来说，一项工作往往需要多个部门配合协调展开，多部门联合召开会议是很常见的事，但是如果无关紧要的与会人员过多未必是一件好事。一些会议的规模很大，如果拍成照片用于对外宣传显得很盛大，但可能并没有良好的效益产出。
参会人员可以分为必须参加人员，可以选择参加人员，以及不能参加人员。通常而言，一个会议，相关问题的主要决策人，能够提供相关意见和建议的人员，为完成工作需要了解相关信息的人员，对问题负有义务，或存在利害关系，或起作用的人员，以及将要负责执行会议作出的决定的人员都要参加会议。对于可选择参加的人员，若人数过多则需要适度限制。
图3 哪些人需要参加会议
四、规范会议流程：按部就班，才不至于走偏方向
一个人浪费10分钟只是10分钟，但是如果10个人开会，浪费十分钟，加起来就是100分钟，因此会议最忌讳发散，不断的发散必然导致效率的低下，甚至可能让原本讨论的议题无疾而终，因此，必须要有一个规范的会议流程。在会议中设定时间，严格按照流程走，往往可以大幅提高会议效率。普遍而言，固定的会议流程规范主要包括一个中心、两个基本点（如图4）。
图4 会议流程示意图
1、一个中心
一个中心是指整个会议的议程，主要包括以下3个方面：
（1）会议开始。包括阐明会议目的；交流会议议程；介绍时间安排、相关规章制度；指定会议记录人。如果是是大型会议，还有致欢迎词的环节。
（2）会议讨论。若会议要讨论的事情较多，可以分为不同的议程，如议程一、议程二、议程三等。具体包括：分享话题和目标；交流信息；讨论并确定方案、做决定、确认行动；总结。
在讨论环节，需要注意循序渐进的节奏，议程由重要到不重要，问题由不尖锐到尖锐，方案由容易到困难。
由重要到不重要
——会议开始时即讨论重要议题，以免延误时影响到后面重要议题。
由不尖锐到尖锐
——将尖锐议题挪后，让与会人员建立默契和信任感,再接触尖锐议题,使气氛不尴尬。
由容易到困难
——让大家渐渐融入会议进行的节奏，不要开始就接触未熟悉的会议造成挫折感。
（3）结束会议。具体包括：总结；安排下次会议。
2、两个基本点
两个基本点是指会议的一头一尾，即会议开始前的准备和会议结束后的跟踪，它是决定会议成败的关键，但在现实中，这两个点却是最容易被忽视的。会前的准备工作与会后的跟踪工作具体包括写、发备忘录，制定跟踪计划，以及安排下次做汇报的人选等。
五、营造适宜氛围：领导讲的少，其他人才会积极
通常而言，稍微大型一点的会议都有一个主持人，但如果会议的规模较小，如部门会议，经理往往也是主持人。此时领导的倾听能力将是决定会议成败的关键因素。
一项权威调查显示，57%的上班族开会前都会心情紧张，而且上班族普遍认为一般的会议时间是浪费的，当其没有积极参与时，这种感觉会更加强烈。大多数领导的通病是“只说三点”和“只讲五分钟”变得没完没了，如果是一个需要集思广益的会议，这会极大地打击与会者的积极性——既然你这么能说，我们还说什么呢？如果领导说爽了，与会者都沉默，会议的目的没有达到，还是适得其反。
在一个有不同层级的会议上，最高层级的与会者或者能够对会议最后做出决策的与会者，最好少说话，而且一开始不能表达有倾向性的观点。否则，最后的结果就是集体讨论原始方案的可操作性。领导要做的最重要的事，一是制定规则，二是监督，三是倾听。积极的倾听主要包括8大维度（如图5）。
图5 积极倾听的8个维度
六、会议总结跟踪：没有真正落实的方案都是耍流氓
在会议的过程中，所有的观点和建议务必要如实，完整地记录在案。最后在会议将近结束的十分钟内（注意，最后的十分钟往往十分关键），需要回顾一下开会的内容。具体可以通过如下方式进行：
1.管理者对会议做一个简短的总结
2.请参会者代表复述会议要求是什么
必要的话，记录者可以将初步记录大纲让所有与会者过目，并在会议一结束后同步发给与会者。这样，能够保证与会者都能够清晰地接收到此次会议的决议和执行方案，避免在后续执行的过程中，因各人理解有偏差而使得协调出现问题。
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