设置合理付款条件 吸引供应商投标

案例回放

        2012年5月，某采购代理机构受某职业技术学校的委托，采用公开招标方式组织采购151台笔记本电脑，预算为80万元。采购单位按照协议供货中某品牌的一款笔记本确定了配置参数要求，由于类似的项目以前采购过多次，无论是台式机还是笔记本，招标参数均较为简单，发出招标公告后每次开标都比较顺利，因此这次也按照以前采购文件的格式调整项目需求后便发布了招标公告。
 

　　公告发出以后，有十余家供应商先后领取了招标文件。期间，有一家供应商提出本项目的技术参数只有某品牌笔记本才能完全满足，其他品牌的商用机型均或多或少有所偏离，而能满足需求的家用机型因未纳入"节能清单"而无法投标。采购代理机构调查后发现，高于此配置的机器也存在多款，同时项目需求中并没有提出偏离即作无效投标处理的强制要求，考虑到有这么多供应商领取文件且均未提出异议，应该会有较多品牌的供应商前来投标，因此并未调整项目需求的配置参数项。
 

　　至6月5日下午投标截止时，此项目竟然只有一家供应商前来投标。因供应商不足三家，本项目作废标处理。
 

　　案例分析
 

　　本项目废标后，采购代理机构综合了供应商、采购单位等多方意见，认为主要存在以下问题：
 

　　一是采购单位有些强势。由于本项目预算的3/5由财政出资，2/5由学校教师出资，预算构成上比较复杂，学校方面担心参数要求过低，可能会导致一些知名度不高的品牌或配置较差的笔记本中标，从而引发教师不满，因此在参数方面一直不肯让步。即使是在废标以后，对于一些导致废标的主要参数，如主板芯片组型号、电池规格等，学校依然不愿修改，反而进一步要求偏离即作无效投标处理。作为弥补，学校仅在显卡方面作出了让步。
 

　　二是付款条件较为苛刻。招标文件规定的付款程序是：所有货物安装调试完毕，经验收合格后的七个工作日内，买方向卖方支付合同总价的60％；验收合格之日起六个月后的七个工作日内，买方向卖方支付合同总价的40%。
 

　　由于政府采购项目大多会选择分期付款，有些项目的付款条件比本项目还要苛刻，甚至是两年之后才能付清。考虑到本项目中的笔记本电脑是常规项目且供应商比较多，采购代理机构在标前虽然意识到由于付款条件苛刻会增加废标的风险，但与采购单位沟通未果、在后者的再三坚持之下，采购代理机构选择了妥协。
 

　　采购代理机构在开标时才发现，对应品牌笔记本的代理商居然也没有参加本项目投标。之后该代理商表示，根据协议供货价格大致可以推断，如此苛刻的付款条件，加上采购单位离市区较远，考虑财务成本及售后服务成本，他们最终放弃了此项目。
 

　　通过本案例，笔者认为有以下几点值得思考：
 

　　一是预算资金的构成不宜复杂化。政府采购绝大多数的项目预算均为财政性资金，来源较为单一，但本项目的部分资金由学校教师支付，这就使得校方在采购时需要考虑教师的主观意愿，不愿更改为通用性更强的参数，担心其他品牌中标后受到教师的指责，无法调和矛盾。但根据先前其他学校的情况，教师支付的资金大多会用其他方式返还，实际上仍然是财政资金覆盖所有预算，因此毫无必要使用混合支出的方式使预算构成复杂化，导致在选定货物参数时需要过多考虑教师意见。
 

　　二是采购单位应放平心态，选择合适的奖励形式。在政府采购中，绝大多数货物均以财政资金支付，采购单位仅是货物的使用方，而不具有所有权，但按照该市多所学校以此方式采购笔记本电脑的惯例，几年之后笔记本电脑的所有权便归个人所有，实际上这类笔记本是以实物奖励方式分配给教师的一种福利，但学校为了避嫌，又无法将此笔货款以现金方式直接发给教师，于是就使用政府采购来使其合法化。但采购单位掺杂过多的私人意愿，这对政府采购来说显然不利。既然要纳入政府采购范围，那么预算来源就应该是财政性资金；如果要作为个人福利，那么最好还是选择现金发放，让教师自行采购更为合适。
 

　　三是付款条件不宜过分苛刻。为了确保供应商能够提供良好的后续服务，目前政府采购的很多项目都会选择分期付款，大多是验收合格后先支付合同总额的80%或90%，一年或两年后付清尾款。但在本项目中，验收合格后支付的合同货款仅为60%，剩下的40%要在一年后才能付清。对于供应商而言，必须先用同样金额的流动资金向厂商垫付货款，其中40%要在一年以后才能拿到，而且还有采购单位拖延付款的潜在可能，笔记本电脑项目虽然金额较大，但利润很薄，后期维修十分繁琐，综合考虑之下令供应商望而却步。因此在采购货物时，设置较为合理的付款条件更有利于吸引供应商投标。
 

　　法规链接

　　《政府采购法》

　　第三十六条 在招标采购中，出现下列情形之一的，应予废标：

　　（一）符合专业条件的供应商或者对招标文件作实质响应的供应商不足三家的；（二）出现影响采购公正的违法、违规行为的；（三）投标人的报价均超过了采购预算，采购人不能支付的；（四）因重大变故，采购任务取消的。

　　废标后，采购人应当将废标理由通知所有投标人。

　　第三十七条 废标后，除采购任务取消情形外，应当重新组织招标；需要采取其他方式采购的，应当在采购活动开始前获得设区的市、自治州以上人民政府采购监督管理部门或者政府有关部门批准。